12 Sep Manejo de reuniones en la Empresa Familiar: La ventaja de desarrollar encuentros productivos
Las reuniones de trabajo son una poderosa herramienta de gobierno de las empresas familiares
“Hacemos reuniones, pero nunca llegamos a nada». «Siento que las reuniones son una pérdida de tiempo y energía».
«¿Una agenda? No, no tenemos una agenda de lo que vamos a tratar. Nos juntamos y vemos en el momento qué temas hay». «Nos reunimos esporádicamente. La mayoría de las veces tenemos que cancelar los encuentros porque alguno de nosotros tiene otros temas más importantes que resolver».
¿Le suena familiar? Estas son algunas de las frases que se escuchan a menudo entre socios y directivos en las empresas. Y si se trata de negocios familiares, además, habrá que añadir sentimientos y emociones que
van más allá de los profesional y que podrían ser motivo de mayores diferencias y
desacuerdos.
La empresa familiar tiene una enorme ventaja sobre las compañías anónimas; en ellas existe una fuerte concentración de autoridad, lo cual le genera la posibilidad de decidir y hacerlo rápido sin la necesidad de consultar a la casa central que está fuera de este contexto. Por eso, en la empresa familiar la velocidad de reacción podría ser (si es bien conducida) uno de los secretos del éxito.
Aún con los conflictos que se pueden presentar, las reuniones de trabajo son una poderosa herramienta de gobierno de las empresas familiares, siempre y cuando se tenga presente que toda reunión debe tener un propósito. Éste puede ser informar, analizar, requerir opinión, supervisar procesos, reconocer o reprender, celebrar, decidir, escuchar propuestas o reclamos, construir visiones, estrategias y/o tácticas, entre otras. Lo fundamental es saber para qué se convoca la reunión.
Es importante considerar que más allá del tema que se va a tratar en las reuniones, éstas afectan al mismo tiempo a dos órdenes relacionales diferentes que tienen que ver con la familia, por un lado, y con los negocios, por otro. Nadie puede discutir que la empresa familiar tiene la ventaja y desventaja, al mismo tiempo, de los intereses emocionales, los vínculos basados en el afecto que orientan al grupo a protegerse y apoyarse. Esto puede redundar en el peligro de invadir ámbitos y propósitos, y mezclar temas del orden relacional-familia con temas del orden relacional-empresa, así como confundir roles y responsabilidades.
Teniendo en cuenta estos parámetros, es fundamental armar una agenda. Por ejemplo, una estructura básica para una reunión de debate tiene una presentación, el debate propiamente dicho, la toma de una decisión y, finalmente, su registro. En cambio, una reunión de información comienza con la apertura, luego se da paso al desarrollo de la información, le sigue la fase de preguntas, la clarificación de inquietudes y las conclusiones finales.
Aunque se trate de un grupo familiar, toda reunión debe contar con un coordinador o moderador que pueda mantener el programa así como su dinámica. Su función es mantener el propósito del encuentro, marcar cuando éste se está desvirtuando, generar un espacio seguro dentro del cual la gente pueda expresar su pensamiento sin recriminaciones, estimular la participación de todos, minimizar las discusiones estériles y las conversaciones de juicios personales, in-
dagar las diferentes posturas y asegurar el cumplimiento de la agenda y de las normas internas del grupo.
Una publicación del Club Argentino de Negocios de Familia.
Presidente: Jorge Omar Hambra. Directora Ejecutiva: Inés María Nevárez. Impresión: Printime – Suipacha 225.
Redacción y Patrocinios: Gorostiaga 2415 – Ciudad de Buenos Aires –